Materi 4: Belajar Membuat Pola Perjalanan

A. Apa itu tour itinerary

Tour itinerary adalah dokumen perjanjian antara wisatawan dengan tour operator yang memuat rencana perjalanan yang terperinci untuk sebuah tur atau perjalanan wisata. Ini mencakup jadwal kegiatan, tempat-tempat yang akan dikunjungi, waktu perjalanan, dan informasi penting lainnya yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan perjalanan tersebut.

Lazimnya, sebuah tour itinerary mencantumkan:

• Jadwal harian: Rincian kegiatan untuk setiap hari, termasuk waktu keberangkatan, tujuan, aktivitas, dan waktu kembali.
• Tempat-tempat wisata: Daftar tempat-tempat menarik yang akan dikunjungi, seperti objek wisata alam, budaya, sejarah, atau kuliner.
• Apa yang termasuk dalam fasilitas paket wisata seperti jenis transportasi, akomodasi, makanan minuman, tiket masuk wisata dan fasilitas lainnya.
• Apa yang tidak termasuk dalam fasilitas paket wisata seperti tour tambahan, tipping, pindah kamar, pengeluaran pribadi, travel document dan lainnya
• Kontak darurat: Nomor telepon tour leader, nomor hotline kantor dan kontak penting untuk keadaan darurat di kota yang menjadi tujuan destinasi.

Fungsi tour itinerary, ini memiliki beberapa tujuan penting diantaranya adalah :

1. Mengorganisir Perjalanan Anda: Ini membantu Anda merencanakan aktivitas harian, memastikan Anda tidak melewatkan tempat-tempat penting atau pengalaman.
2. Menghemat Waktu: Dengan jadwal yang jelas, Anda bisa memanfaatkan waktu sebaik mungkin dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
3. Manajemen Anggaran: Ini membantu Anda melacak pengeluaran dan menghindari biaya tak terduga.
4. Meningkatkan Keamanan: Dengan rencana yang detail, Anda bisa memberi tahu orang lain tentang keberadaan Anda, yang berguna dalam keadaan darurat.
5. Dokumentasi: Ini berfungsi sebagai catatan perjalanan Anda, yang bisa berguna untuk referensi di masa depan atau berbagi pengalaman Anda dengan orang lain.

B. Apa yang dimaksud dengan Pola Perjalanan

Pola perjalanan adalah rencana atau skema yang digunakan untuk mengatur perjalanan wisata. Pola ini membantu dalam merencanakan rute, aktivitas, dan tujuan wisata agar perjalanan menjadi lebih terstruktur dan efisien.

Contoh pola perjalanan yang dimaksudkan pada materi belajar TCC24, misalnya: 4D1N Jakarta Jogja Overland Tour dengan pola 4D2671

Hari Pertama ( 2 aktivitas )
– Penjemputan
– Perjalanan malam Jakarta Jogja

Hari Kedua ( 6 aktivitas )
– Transit resto
– Pinus Pengger
– HeHa Sky View
– Tebing Breksi
– Check in hotel
– Malioboro

Hari Ketiga ( 7 aktivitas )
– Check out hotel
– Keraton
– Taman Sari
– Oleh-oleh
– Parangtritis
– Obelix Sea View
– Perjalanan malam Jogja Jakarta

Hari Keempat ( 1 aktivitas )
– Tiba di Jakarta

Berikut beberapa jenis pola perjalanan yang umum digunakan:

1. Single Point: Mengunjungi satu destinasi utama tanpa berpindah-pindah tempat.
2. Base Site: Menginap di satu tempat dan melakukan perjalanan harian ke berbagai destinasi di sekitarnya.
3. Stop Over: Mengunjungi beberapa destinasi dalam perjalanan menuju tujuan akhir.
4. Destination Region Loop: Mengunjungi beberapa destinasi dalam satu wilayah dengan rute melingkar.

Pola perjalanan ini akan membantu Anda sebagai tour operator dan wisatawan dalam mengatur waktu, menghemat biaya, dan memastikan mereka mendapatkan pengalaman terbaik dari perjalanan mereka.

C. Pengetahuan dasar dalam membuat jadwal perjalanan wisata

Pengetahuan dasar yang perlu Anda kuasai untuk membuat jadwal perjalanan wisata (itinerary) yang seru dan efisien, diantaranya adalah:

1. Bagaimana menentukan tujuan dan durasi perjalanan:

• Tujuan: destinasi wisata mana yang akan dibuat?
• Durasi: Berapa lama waktu yang dimiliki oleh target pasar?

2. Bagaimana melakukan riset destinasi:

• Atraksi Wisata: Cari tahu tempat-tempat menarik yang menarik untuk dikunjungi.
• Musim Terbaik: Kapan waktu terbaik untuk mengunjungi destinasi tersebut? Pertimbangkan cuaca dan kalendar even lokal.
• Transportasi: Bagaimana cara mencapai destinasi dan transportasi apa yang dibutuhkan?
• Akomodasi: Cari tahu pilihan penginapan yang sesuai dengan budget target pasar.
• Makanan Lokal: Cari informasi makanan khas dan tempat makan yang direkomendasikan.

3. Cara membuat daftar kegiatan:

• Prioritaskan: Tentukan tempat wisata dan aktivitas yang paling diminati target pasar.
• Realitis: Sesuaikan daftar kegiatan dengan waktu yang tersedia dan fisik target pasar.
• Fleksibel: Sisakan waktu luang untuk kegiatan spontan atau perubahan rencana.

4. Menyusun Jadwal Harian:

• Alokasikan Waktu: Buatlah distribution of time dengan bantuan Google Maps.
• Urutkan Kegiatan: Susun jadwal berdasarkan lokasi dan waktu tempuh.
• Pertimbangkan Jarak: Pastikan jarak antara satu tempat dengan tempat lainnya tidak terlalu jauh.

5. Membuat Rencana Anggaran Biaya:

• Biaya Transportasi: Berapa biaya tiket pesawat, kereta, bus, atau transportasi lokal.
• Akomodasi: Berapa biaya hotel atau penginapan.
• Makanan: Berapa biaya makan sehari-hari.
• Aktivitas: Berapa biaya masuk ke tempat wisata, tur, dan aktivitas lainnya.
• Biaya Tambahan: Tambahkan biaya spare cost atau dana taktis.

6. Membuat draf dan detail tour itinerary:

• Tanggal: Tuliskan tanggal untuk setiap aktivitas.
• Waktu: Tentukan waktu mulai dan selesai untuk setiap kegiatan.
• Lokasi: Tuliskan nama tempat yang akan dikunjungi.
• Catatan: Tambahkan catatan penting seperti nomor telepon darurat, alamat hotel, atau tips perjalanan.

7. Menyiapkan informasi dokumen perjalanan yang dibutuhkan, misalnya:

• Paspor: Pastikan semua paspor peserta wisata masih berlaku.
• Visa: Jika diperlukan, urus visa jauh-jauh hari.
• Tiket Pesawat: Simpan tiket pesawat dan konfirmasi pemesanan.
• Voucher Hotel: Simpan voucher pemesanan hotel.
• Asuransi Perjalanan: Pertimbangkan untuk membeli asuransi perjalanan.

8. Menggunakan aplikasi yang korelevan:

• Google Maps: Untuk navigasi dan mencari informasi tentang tempat.
• TripAdvisor: Untuk mencari ulasan dan rekomendasi tempat wisata.
• Booking.com: Untuk mencari dan memesan akomodasi.
• Currency Converter: Untuk mengkonversi mata uang.

Tips Tambahan:

• Susunlah nomor telepon seluruh komponen industri wisata yang digunakan pada tour itinerary.
• Backup Data: Simpan salinan digital itinerary dan dokumen penting di cloud atau perangkat lain.